Die digitale Bauakte kommt

Im Keller des Rathauses werden sich bald weniger analoge Papierakten stapeln. Freuen sich über den Meilenstein „digitale Bauakte“: (v.l.) Jürgen Brüggemeier (Leiter des Fachbereichs Bauordnung) und Nina Herrling (Dezernentin für den Fachbereich Bauen, Mobilität und Umwelt).

Ein Baugenehmigungsverfahren ist komplex. Viele Beteiligte müssen unterschiedliche Unterlagen zusammenbringen. Je nach Aufwand können aus nur einer Akte, gleich mehrere Akten oder auch ganze Papierberge entstehen. Das ist bei der Stadt Gütersloh bald Geschichte. Die digitale Bauakte kommt.

Genau ein Jahr nachdem der Prozess zum digitalen Baugenehmigungsverfahren angestoßen wurde, geht es jetzt an den Start. Ab dem 1. April können Architekten, Bauherren, Banken und Behörden den neuen Service des Fachbereichs Bauordnung der Stadt Gütersloh nutzen. Von der Antragstellung, über die Prüfung, bis hin zu Informationen über den Status des Antrags oder den aktuellen Stand einer Stellungnahme, alle diese Schritte laufen in Zukunft digital ab. „Das Ziel der Stadt für die Zukunft lautet: volldigitale Annahme und Bearbeitung aller baurechtlichen Verfahren inklusive digitaler Genehmigung“, gibt Nina Herrling, Güterslohs Dezernentin für Bauen, Mobilität und Umwelt vor. Hintergrund der digitalen Bauakte oder auch des virtuellen Bauamts ist eine Gesetzesänderung, die die Baurechtsbehörden verpflichtet, digitale Bauanträge annehmen und bearbeiten zu können.

Die Vorteile der Digitalisierung der Bauakte liegen auf der Hand. Zum einen ist sie papierlos, also wirtschaftlicher und wird insgesamt vereinfacht, weil der Postweg entfällt – Bürokratie wird also abgebaut. Zum anderen haben die Verfahrensbeteiligten alles auf einen Blick immer greifbar, weil sämtliche Unterlagen in einem sogenannten digitalen Projektraum dokumentiert sind. Der digitale Raum, in dem der Bauantrag behandelt wird, ist geschützt und ausschließlich für die Beteiligten einsehbar, was bedeutet, „dass parallel mehrere Behörden beteiligt sein können. Falls Unterlagen oder Stellungnahmen fehlen, können diese direkt online hochgeladen werden. Zudem kann sich jeder über den aktuellen Bearbeitungsstand der Akte informieren“, erklärt Jürgen Brüggemeier, Leiter des Fachbereichs Bauordnung bei der Stadt Gütersloh. Der Vorgang wird insgesamt bürgerfreundlicher. 

Natürlich können Bauanträge ab dem 1. April auch weiterhin analog eingereicht werden. Das Team in der städtischen Bauaufsicht digitalisiert die Unterlagen und bearbeitet sie dann auch im weiteren Verfahrensverlauf digital. „Auf Dauer ist die digitale Akte für uns eine große Erleichterung und wir hoffen, dass auch die Nutzer den Komfort schnell erkennen“, so Brüggemeier. Sobald eine entsprechende Erklärung des Antragstellers vorliegt, kann am Ende dann auch die Baugenehmigung digital ausgestellt werden. Alles zwischen Bauantrag und Baugenehmigung - von Bauvorlagen, über Skizzen und Expertisen - ist in Zukunft für alle im Verfahren Beteiligte mit nur wenigen Klicks einsehbar.

Dabei bedient sich die Stadt Gütersloh an dem Internetportal des Landes. Einigen Branchenkennern wird es bereits bekannt sein. Der Kreis Gütersloh beispielsweise arbeitet seit einigen Jahren mit derselben Oberfläche. Gütersloh hat sich, wie viele andere Kommunen des Landes, auch dem Bauportal.NRW angeschlossen, um den Nutzern des digitalen Bauamts absolute gesetzliche Sicherheit zu gewährleisten.

Die Stadt setzt das digitale Bauantragsverfahren „ITeBAU“ der Firma ITEBO (Informationstechnologie Emsland Bentheim Osnabrück GmbH) ein. Bei der erstmaligen Nutzung des virtuellen Bauamts „ITeBau“ müssen sich die Nutzer legitimieren und registrieren. Hilfe bietet bei den ersten Schritten ein Online-Assistent, der durch das Programm führt.

Alle am Baugenehmigungsprozess beteiligten Stellen (Bauherr, Architekt, Bauamt, interne und externe beteiligte Ämter) können entsprechend ihrer voreingestellten Rechte auf die virtuelle Akte zugreifen und Dokumente einstellen oder einsehen und werden per E-Mail über Neues in ihrem Projektraum informiert. „Mit dem Portal können sich jetzt alle Behörden, die sich zu den unterschiedlichen Themen rund um ein Bauprojekt äußern müssen, gleichzeitig in einem Projektraum beteiligen und im besten Fall die Genehmigungszeit verkürzen“, so die Hoffnung des Leiters des Fachbereichs Bauordnung Jürgen Brüggemeier. In ersten Probephasen haben die Mitarbeitenden im Fachbereich Bauordnung bereits gute Erfahrungen gesammelt. „Die erste Test-Baugenehmigung haben wir digital schon erteilt, jetzt folgen hoffentlich viele weitere von den Bürgerinnen und Bürgern“, wünscht sich Jürgen Brüggemeier.

Alle weiteren Informationen zum digitalen Baugenehmigungsverfahren bekommen Interessierte auf der Webseite der Stadt unter www.stadt.gt/digitales-bauamt.