Fotos: Stadt Gütersloh
20.05.2024
Stellten das neue Online-Buchungssystem für schulische Räumlichkeiten und Sporthallen vor, das ab 3. Juni nutzbar ist: (v.l.) Tim Neubauer, Leiter Fachbereich Schule Stadt Gütersloh, Henning Matthes, Erster Beigeordneter der Stadt Gütersloh und Schul- und Sportdezernent, und Timo Berghaus (vorn), im Fachbereich Schule zuständig für die Hallenvergabe.
Wer in Gütersloh eine Sport- oder Turnhalle, eine Schulaula oder ein Schulforum für eine Veranstaltung mieten möchte, der musste bislang einen vierseitigen Antrag ausdrucken, ausfüllen und dem Fachbereich Schule der Stadt Gütersloh per Post oder E-Mail zusenden. Das ist in Kürze passé: Ab dem 3. Juni kann der Vorgang online erledigt werden. Die Antragstellung wird enorm vereinfacht und dadurch wesentlich nutzerfreundlicher. „Das ist insbesondere für die Sportvereine eine gute Nachricht, denn sie sind die Hauptnutzer der Sport- und Turnhallen und damit der Räume, die am stärksten nachgefragt sind“, macht Henning Matthes, Erster Beigeordneter und Schuldezernent der Stadt Gütersloh, deutlich. Er stellte den neuen Service jetzt gemeinsam mit Tim Neubauer, Leiter des Fachbereichs Schule, und dem zuständigen Mitarbeiter Timo Berghaus vor.
Über das neue System – ein Programm der Firma Locaboo – werden künftig alle Vergaben von Sport- und Turnhallen, Foren und Aulen abgewickelt. Das gilt sowohl für regelmäßige Hallennutzungen als auch für einmalige Veranstaltungen. Die reguläre Belegung der Räume ist im System eingepflegt, so dass die Nutzer direkt erkennen können, wo es noch Lücken gibt. Dabei gibt es mehrere Möglichkeiten, einen geeigneten Raum oder eine Halle zu finden, etwa indem man nach den verschiedenen Schulen filtert, nach der gewünschten Sportart oder nach Datum und Uhrzeit. Ein weiteres Plus erwähnt Tim Neubauer: „Bislang mussten Nutzer die komplette Halle buchen. Ab sofort können sie auch nur einen Teil belegen, wenn sie nicht die ganze große Halle benötigen. Dadurch erhöhen wir das Raumangebot für alle.“
„Dieses Online-Verfahren ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie Verwaltung durch Digitalisierung bürgerfreundlicher und schlanker wird“, so Henning Matthes. Und er ergänzt: „So wird durch das System nicht nur die Antragstellung für die Bürgerinnen und Bürger enorm vereinfacht, es ergibt sich auch eine spürbare Entlastung für den Fachbereich Schule.“ Dazu trägt der sogenannte Workflow bei, der Bestandteil des Systems ist. Durch ihn werden andere Beteiligte wie betroffene Vereine, die jeweiligen Hausmeister und der für die Reinigung zuständige Fachbereich automatisch per E-Mail über Hallen- und Raumbelegungen benachrichtigt. Außerdem wird erwartet, dass es künftig weniger Rückfragen seitens der Nutzenden geben wird. Die wiederum dürfen sich übrigens auch noch darüber freuen, dass die Turnhallen ab sofort auch für die Schulferien gebucht werden können, da sie nicht mehr grundsätzlich in den Ferien geschlossen sind. Das neue Buchungssystem ist ab dem 3. Juni über das Schulportal der Stadt Gütersloh zu erreichen – der Kurzlink lautet: stadt.gt/online-hallenvergabe.
Aus Anlass des neuen Online-Angebots wurde die „Nutzungsordnung für die außerschulische Nutzung von schulischen Räumlichkeiten der Stadt Gütersloh“ geändert. Sie gibt unter anderem eine Rangfolge vor für die Fälle, in denen mehrere Nutzer eine Halle zur selben Zeit belegen wollen. So haben schulische Veranstaltungen grundsätzlich Vorrang, gefolgt von Meisterschaften und Qualifikationsspielen, sonstigem Vereinssport und Sport für Jugend und Familie sowie sonstigen Veranstaltungen. Im Einzelfall behält sich die Stadt Gütersloh vor, diese Priorisierung bei Maßnahmen in städtischem Interesse aufzuheben. Außerdem betonen die Beteiligten, dass Absprachen, die über die im System vorgegebenen Regelungen hinausgehen, weiterhin möglich und im Einzelfall auch gewünscht und wichtig sind.
Bestandteil des Buchungssystems ist die Verpflichtung, die tatsächliche Nutzung des gebuchten Raums über einen QR-Code, der vor Ort am Gebäude angebracht ist, zu bestätigen. Dadurch soll verhindert werden, dass Nutzungszeiten auf Vorrat blockiert werden.
Das neue System hatte einen Vorlauf von rund einem Jahr. Unter anderem haben Studierende der Hochschule für Polizei und Verwaltung im Rahmen eines Projekts die Nutzungsordnung überarbeitet und Anforderungen an das Programm definiert.